Nueve claves para lograr equipos remotos más productivos

Estando en esta cuarentena, sentada al frente de mi computador, iniciando labores de trabajo remoto, me encuentro con una imagen del universo, en mi fondo de pantalla. Observando la imagen detenidamente me pregunto ¿Qué tal si estuviera en ese escenario?, ¿Qué haría?, jamás he estado en el espacio, ¿Qué debo hacer? ¿Cómo debo comportarme? ¿Qué debo tener? ¿Cómo me preparo para estar allí?

Pues bien, ese ambiente de incertidumbre, producido por la posibilidad de estar en un “lugar desconocido” como el espacio, es similar a la realidad que vivimos hoy, con los retos y oportunidades que se derivan de la situación de salud mundial, que nos ha obligado a muchos a trabajar remotamente. 

En este contexto, y teniendo en cuenta que trabajar de forma remota no es el común denominador de la mayoría de las compañías, y más aún cuando existen muchos limitantes para saber cómo avanzan los miembros y cómo funcionan los equipos en esta nueva forma de trabajar, me pregunto ¿están los equipos en las organizaciones preparados para enfrentarse a una realidad de trabajo remoto?

Inicio mi reflexión con algunos pilares que considero se deben tener presentes:

• Organización en esta nueva forma de trabajar
• Herramientas que se deben usar
• Comunicación continua y eficiente
• Sincronización del trabajo (Inspección – Adaptación)
• Gestión del trabajo

Cuando veo estos pilares, de manera orgánica identifico que estos temas son propios de los procesos de transformación, que como consultores trabajamos en las organizaciones, pilares que se recomiendan ser adoptados y usados de manera acelerada por los líderes y sus equipos, tras la situación actual, que les obliga a generar nuevas formas de hacer las cosas de manera eficiente y eficaz. 

A continuación relaciono algunos consejos que pueden ayudar a lograr que el trabajo remoto sea beneficioso y productivo, y que los equipos, con un trabajo colaborativo, puedan obtener los resultados con el valor deseado, de acuerdo a los objetivos y metas propuestos:

1. Mantener la vista en las caras de los compañeros. Las videoconferencias son muy efectivas, ya que es posible tener un acercamiento con los compañeros de trabajo. Es vital, ya que este recurso visual entrega emociones positivas a cada uno de las personas del equipo. Además, ayuda a resolver conflictos e impedimentos y lleva a trabajar con todo el espectro de la comunicación, que se conforma por lenguaje verbal, emociones, lenguaje corporal y no verbal. Herramientas como Slack, ZOOM, Microsoft Teams, Skype y Hangouts son ideales para esto. 

2. Comunicación fluida. Se requiere de una comunicación fluida, directa y continua dentro del equipo para que el trabajo sea productivo y se cumpla con los objetivos propuestos. Recomiendo utilizar Slacks, ZOOM, Microsoft teams, u otra por el estilo.

3. Un espacio adecuado donde trabajar. Cuando se trabaja desde la oficina, usualmente se tienen espacios a la medida para poder desarrollar las actividades cotidianas. Se debe intentar tener lo mismo en casa, es decir, un espacio en el cual no se presenten interrupciones dentro del horario laboral. 

4. Pausas activas. Como no es posible ir a tomar un café con los compañeros de trabajo, invitarlos a un café virtual es una gran opción. Allí se podrá hablar de temas diferentes a los laborales. Pero también es recomendable pararse, caminar, dejar la pantalla. Esto debe hacerse cada dos horas.

5. Establecer horarios de trabajo. Es muy usual mezclar lo laboral con lo familiar, y a veces nos encontramos trabajando y realizando actividades personales o familiares al mismo tiempo. Hay una línea delgada, y el objetivo es no romperla, pues ambas cosas se hacen en su debido tiempo. 

6. Empoderar al equipo. Antes el líder tomaba decisiones en una forma tranquila, por que tenía el conocimiento de la mayoría de temas a trabajar; ahora las cosas son distintas, hay mucha incertidumbre y es hora de empoderar al equipo, creer más en ellos, involucrados y lograr que entre todos se tomen decisiones acertadas que aporten a la nueva forma de trabajar.

7. Mantener a tu equipo cohesionado. Para lograrlo es importante la comunicación fluida, la escucha activa, la motivación del equipo, la sincronización de todas las personas, hacer inspección – adaptación, realizar feedback constante, tener tableros que permitan la visibilidad del trabajo, usar herramientas que permitan gestionar los proyectos y que se puedan visualizar por parte de todos los miembros en las sesiones que se requiera. Slack, Trello, Google Drive, Rally, son herramientas que facilitan la gestión de lo que se hace en el corto plazo. 

8. Las sesiones de feedback son muy efectivas. En estas sesiones es importante tener el espacio y la disposición del equipo para hablar libremente y lograr obtener acciones concretas que ayuden a una mejora continua, a tener buenas prácticas y lecciones aprendidas. Los reconocimientos a las personas del equipo y al equipo mismo ayudará a una motivación individual y colectiva. 

9. Sincronizaciones, alineaciones y planeaciones sencillas. De una forma natural se puede lograr que el equipo haga un trabajo colaborativo, ya que estarán sincronizados con las tareas a realizar. Alineados por que con un plan sencillo, es posible lograr metas cortas en tiempos cortos que ayuden a un objetivo en común.

Trabajar desde casa, producto de una situación tan repentina y sin experiencia previa no es fácil, sin embargo, estos consejos ayudarán en el camino hacia sesiones efectivas y el logro de objetivos, durante el trabajo remoto. 

Autor:

Luz Adriana Castro Trujillo, Agile Coach, Coach Ejecutivo, con experiencia en transformación Organizacional y empresarial, enfocada en marcos de trabajo ágiles, método Kanban y marcos de escalada como Safe.

“Hay diferentes maneras de percibir las realidades, pero hace parte de cada uno de nosotros tomar conciencia para tomar el camino adecuado para lograr nuestras metas y objetivos”